CHƯƠNG V: QCC THỰC HÀNH 

QCC (QC circles)

Tình hình hiện tại

QCC là một trong 4 trụ cột của TQC. Nó là một hoạt động nhóm thực hiện bởi mọi người  ở cùng một vị trí làm việc, những người này phải đang tham gia chính bản thân mình vào tìm và giải quyết các vấn đề tại chính vị trí làm việc của mình. QCC bắt đầu tứ Nhật Bản vào những năm đầu thập kỷ 60. Từ đó QCC đã phát triển rộng rãi trong nhiều công ty đặc biệt ở các nước Châu Á cùng với TQC.

Có nhiều công ty ở nhiều nước khác nhau đã thực hiện QCC. Trong QCC thông thường, nhiều nhóm hiện tại đã gặt hái được nhiều kết quả cho họ. Bởi vậy, với QCC thông thường, nhiều người tin rằng QCC là cây đũa thần ảo thuật từ Nhật Bản.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các thành viên QCC mất đi sự thích thú sau vài lần vắng bóng sự hiện diện của các chỉ đạo đích thực từ lãnh đạo. Nhiều nhóm trở nên không còn hoạt động hay chết yểu, thậm chí ngay cả ở Nhận Bản mặc dù các công ty này chưa bao giờ bộc lộ một cách cởi mở về điều này.

Đó là điều cần phải xem xét lại tình hình thực sự trong mỗi tổ chức và thảo luận về cấu trúc lại QCC như thế nào. Mục tiêu của QCC không phải là quà tặng của các kết quả mà là “các hoạt động thúc đẩy năng suất thực sự”

QCC thực hành

Hiểu đúng:

1)      Sự hành động >< Sự phô bày, Huấn luyện >< Kaizen

Có tự nguyện không? Với các hoạt động nhóm nhỏ khác

2)      QCC thực hành đưa ra vài chỉ dẫn để phát triển QCC lâu dài hơn hay tiếp sức các cái đang tồn tại

Áp dụng thực tế:

1)      Huấn luyện và thực hành Kaizen

2)      Thử nghiệm của các nhóm

3)      Cùng với giải quyết các vấn đề nổi trội

Các kỹ thuật thực hành:

1)      Các bối cảnh chung trong các nhà máy

2)      Lựa chọn chủ đề thông qua truyền đạt thông tin

3)      Chỉ đạo đích thực của lãnh đạo

4)      Hoạt động trên cơ sở đánh giá

Các hành động tổng thể:

1)      Cùng với 5S thực hành, Kaizen thực hành, IE thực hành, QC thực hành, SS thực hành và PDCA thực hành

Hiểu đúng

Sự hành động >< Sự phô bày:

 Hoạt động QCC tại tại nơi làm việc của hầu hết các công ty là rất khác nhau, sự khác nhau đó bắt nguồn từ QCC tập quán. Sự ngăn nắp tập quán chỉ như một sự biểu hiện sự thúc đẩy các thực hiện của công ty. Mọi người mong đợi kết quả không giống nhau tại nơi làm việc của họ. Hoạt động QCC thực sự không cần được tổ chức các sự tưởng thưởng theo tập quán. Các vấn đề hiện diện trong tập quán là tốt để tham khảo các vấn đề cho lãnh đạo trung gian và nhân viên kỹ thuật để học hỏi các phương pháp một cách có hệ thống để giải quyết vấn đề, nhưng nhiều trường hợp chúng lại quá khó khăn với các thành viên QCC nói chung, bởi họ hầu hết là các công nhân với học vấn phổ thông.

 Huấn luyện >< Kaizen

QCC là để “phát triển nguồn nhân lực” thông qua thúc đẩy năng suất bằng các hoạt động nhóm, tuy nhiên, sự thật này là bao nhiêu trong tình hình thực tế tại phân xưởng? Có nhiều vấn đề cản trở năng suất, và có bao nhiêu vấn đề (đề tài) có thể giải quyết bằng các hoạt động QCC? QCC thông thường có thể nắm tối đa là 3 đề tài trong một năm. Đấy chỉ là một phần nhỏ trong các vấn đề đang tồn tại. QCC thông thường cần được xem như là biện pháp huấn luyện các phương pháp một cách có hệ thống trong việc tìm ra và giải quyết vấn đề, nhưng không phải là đối với các hoạt động cần giải quyết hàng ngày. Nếu mục tiêu của QCC là nhắm đóng góp và thúc đẩy năng suất hơn thì sự tiếp cận và phương pháp phải được sửa đổi và bởi vậy QCC cần nắm được nhiều đề tài hơn trong một năm.

QCC thực hành cho các chỉ dẫn về hiệu quả và lâu dài các hoạt động nhóm nhỏ, được kết hợp với tất cả các hoạt động thúc đẩy năng suất khác.

 Có tự nguyện không?

QCC thông thường được nói là hoạt động tự nguyện bởi các công nhân, nhưng điều này không thực sự là sự thực. Điều này là một tình hình lý tưởng thậm chí ở Nhật Bản. Thông thường lãnh đạo cấp trung gian phải chỉ đạo các hoạt động của họ khá mạnh mẽ để giữ vững các hoạt động. Ở đây, vai trò của lãnh đạo quan trọng hơn vai trò của tạo điều kiện thuận lợi, của lãnh đạo nhóm hay các thành viên nhóm. Trong các công ty thành công, lãnh đạo trung gian luôn là người hướng dẫn các hoạt động QCC, xem xét sự đúng đắn của các phương hướng các hoạt động thúc đẩy năng suất khác nhau như 5S, Kaizen, giải quyết các vấn đề v.v… Trong một công ty, nơi mà QCCC được thực hiện tốt, nếu các hoạt động trong một bộ phận nhất định mà không có sự tham gia trong hoạt động của lãnh đạo thì khi xem xét lại việc thực hiện bộ phận đó sẽ phải nhận điểm thấp, bởi vì QCC được xem là một phần của vai trò lãnh đạo.

 Các hoạt động nhòm nhỏ khác

Có hai dạng nguyên thủy để tồn tại các hoạt động nhóm nhỏ của Nhật Bản. Một là, QCC được khai phá bởi JUSE với nhấn mạnh sử dụng các công cụ QC để giải quyết vấn đề.  Thứ hai là hoạt động ZD (zero defect – không sai lỗi) được khai phá bởi JMA (Japan management Association) với nhấn mạnh giải quyết vấn đề bằng nhóm làm việc. Hai cái này được hòa trộn và các hoạt động nhóm nhỏ (SGA) được hình thành. QCC thông thường phù hợp với việc huấn luyện một cách có hệ thống về sử dụng các công cụ QC, tuy nhiên, trong nhiều quốc gia, các huấn luyện viên của QCC thông thường có rất ít kinh nghiệm trong giải quyết vấn đề thực sự và không thể nói áp dụng các công cụ QC như thế nào để giải quyết vấn đề thực sự.

QCC thực hành được sửa đổi với nhấn mạnh về giải quyết vấn đề thực sự.

Ap dụng thực tế

Bước thực hành

Nếu mục tiêu của QCC là huấn luyện việc sử dụng các công cụ QC thì QCC thông thường là thích hợp. Tuy nhiên, nếu cái đích của QCC là để tăng tốc độ các hoạt động Kaizen và thúc đẩy năng suất thông qua làm việc nhóm thì phương pháp thông thường rất không hiệu quả.

Điều quan trọng nhất để các hoạt động QCC hấp dẫn là phải quan sát nơi làm việc và các hoạt động hàng ngày với các vấn đề có sự suy tính kỹ lưỡng. Rồi các thành viên QCC có thể dễ dàng tìm thấy nhiều vấn đề phù hợp với các đề tài QCC. Bởi vậy, nó rất cần thiết với bắt đầu bằng việc “đào tạo và thực hành Kaizen”.

Bước thứ hai là bắt đầu Kaizen dựa trên các hoạt động QCC với một vài nhóm thí điểm.

Bước thứ ba là kết hợp trong giải quyết vấn đề nổi trội bởi các nhóm dự án.

Để có được các kết quả tốt trong giải quyết các vấn đề, thực sự cần thiết có sự tham gia của các công nhân, đặc biệt đối với Kaizen về quy trình thủ tục và các phương pháp làm việc. Với mục đích này, việc truyền đạt thông tin giữa nhóm dự án và các công nhân và giữa các công nhân là tối quan trọng.

Cơ sở của sự truyền đạt thông tin

Điểm quan trọng nhất để thúc đẩy năng suất là giải quyết các vấn đề nổi trội từng bước một. Đối với mỗi vấn đề nổi trội trong các vấn đề cần hình thành một nhóm dự án. Các thành viên nhóm dự án sẽ thực hiện 5S thực hành (ví dụ kiểm tra –seiso trong các máy có vấn đề) và IE thực hành (cách tổ chức cao hơn của Kaizen thực hành).

Để có được các kết quả tốt, nó thực sự cần thiết có sự tham gia của các công nhân, đặc biệt với Kaizen các quy trình thủ tục và phương pháp làm việc. Các phương pháp và quy trình thủ tục mới cần các công nhân tuân theo bởi và nó chính là cho nơi làm việc của họ. Với mục đích này, truyền đạt thông tin giữa nhóm dự án và các công nhân và giữa các công nhân là quan trọng.

Nếu một nhóm được hình thành với các công nhân, nhóm dự án có thể đòi hỏi họ thảo luận về bất kỳ vấn đề và khó khăn nào với phương pháp làm việc mới cũng như các ý tưởng sáng tạo các phương pháp mới. Điều này sẽ phát triển các nhóm làm việc tốt hơn và sẽ đóng góp để giải quyết các vấn đề nổi trội hiệu quả hơn.

QCC không chính thức

QCC không chính thức là một cách hiệu quả để áp dụng QCC. Không cần thiết theo toàn bộ quy trình của tìm và giải quyết vấn đề, được gọi là câu chuyện QC và sử dụng nhiều công cụ QC. QCC không chính thức nhấn mạnh chú trọng truyền đạt thông tin và nhóm làm việc đối với Kaizen. Dạng không chính thức này của QCC là luôn luôn rất hiệu quả trong sự tham gia của công nhân trong các hoạt động Kaizen.

Các hoạt động nhóm nhỏ không chính thức là thực hiện như là một phần của giải quyết vấn đề nổi trội trong áp dụng QCC thực hành.

Các kỹ thuật thực hành

Chủ đề phù hợp

Ở đây, các kỹ thuật thực hành để QCC hấp dẫn dối với thúc đẩy năng suất được thảo luận, nhưng không có các kỹ thuật đạt thành công với các QC tập quán.

Một trong các nguyên nhân thông thường nhất của QCC không hoạt được là thiếu các chủ đề phù hợp. Trong QCC thông thường, một chủ đề tốt được xem xét là với khoảng thới gian hoạt động là 6 tháng áp dụng nhiều công cụ QC và toàn bộ câu chuyện QC, mỗi nhóm chuyên gia tự tìm chủ đề thích hợp cho chính bản thân họ. Tuy nhiên, điều này khá khó khăn đối với các thành viên QCC thông thường sau nhiều năm.

Để tạo ra các hoạt động QCC phù hợp với thúc đẩy năng suất, chúng ta cần thoát khỏi suy nghĩ này. Thực tế, có nhiều vấn đề nhỏ được giải quyết trong phân xưởng để giải quyết các vấn đề nổi trội cùng với nhóm dự án. Tất cả các vấn đề nhỏ là chủ đề rất tốt để thực hành QCC.

 Bối cảnh thông thường / Lựa chọn chủ đề

    1.  Bối cảnh thông thường trong các nhà máy. Đấy là các vấn đề tiêu biểu để Kaizen

   2.  Lựa chọn đề tài thông qua truyền đạt thông

Các đề tài phù hợp được lựa chọn thông qua trao đổi thông tin về xác định các vấn đề trong hoạt động 5S thực hành, hoạt động Kaizen thực hành, dự án IE thực hành, dự án QC thực hành.

Lãnh đạo chỉ đạo thích hợp

Lãnh đạo là người mấu chốt trong hoạt động QCC cùng với sự tạo điều kiện thuận lợi. Ong ta cần gặp gỡ người đứng đầu mỗi nhóm mỗi tuần một lần khi nhóm hoạt động, lãnh đạo chỉ lắng nghe sự tiến bộ của các hoạt động nhóm. Tuy nhiên, mỗi lần một nhóm trở nên không hoạt động, ông ta cần chỉ đạo thích hợp để khích lệ nhóm dựa trên hoạt động 5S thực hành và Kaizen thực hành v.v… trong bộ phận ông ta.

Các hành động tổng thể

Hành động dựa trên đánh giá và tưởng thưởng

Một ví dụ

•   Điểm

 1.      Các phần thưởng cần được phân phối cho cá  điểm thấp để khuyến khích nhiều đề tài (dự án) hơn, thậm chí chúng chỉ là phần thưởng nhỏ.

 2.      Phần thưởng đặc biệt dành cho đề tài có điểm số cao nhất

 3.      Một đề tài chưa đạt tới 35 điểm là chưa hoàn chỉnh và lãnh đạo trung gian cần hỗ trợ để hoàn chỉnh nó.

Một ví dụ tham khảo

QCC một mình nó sẽ không bền vững nếu nó không được kết hợp với các hoạt động 5S thực hành và Kaizen thực hành. IE thực hành QC thực hành được áp dụng giải quyết các vấn đề nổi trội một cách hiệu quả bởi nhóm dự án hay các nhân viên có trách nhiệm tại đó. IE thực hành và QC thực hành sẽ hiệu quả hơn nếu được kết hợp với QCC. Bộ phận IE  là bộ phận thích hợp để duy trì QCC như là một hệ thống SS