CHƯƠNG IV: SS THỰC HÀNH

Hệ thống SS

Tình hình hiện tại

Hệ thống SS được thực hiện rộng rãi ở Nhật Bản cũng như nhiều nước khác. Đã một vài công ty Nhật Bản gặt hái được thành công lớn. Ngoài ra cũng có nhiều trường hợp không thành công bởi thiếu sự hiểu biết đúng về hệ thống SS.

Hệ thống SS thường được giải thích như là một công cụ về mối quan hệ giữa người quản lý và người lao động, nhưng nó cần được nhấn mạnh rằng một trong các mục tiêu chính của hệ thống SS là để đầy nhanh các hoạt động Kaizen.

Bạn cần nghiên cứu tình hình đang tồn tại trong các công ty khác nhau ở nước của bạn để cải tiến cho chính bạn.

Hệ thống SS thực hành

Sau đây là hướng dẫn để làm cho hệ thống SS được thực hiện và có sự gắn kết hơn trong đầy nhanh các hoạt động Kaizen.

Hiểu đúng:

1)      Hai phong cách khác nhau, hai kiểu mẫu khác nhau, hai mức độ khác nhau, hai dạng khác nhau

2)      SS thực hành cho ra vài hướng dẫn để bắt đầu hệ thống trôi chảy hơn hay là tiếp sinh khí cho hệ thống đang tồn tại

Ap dụng thực tế:

1)      Huấn luyện và thực hành Kaizen

2)      Thử đánh giá về các ý tưởng Kaizen đã được thực hiện

3)      Sau đó lập hệ thống toàn công ty

Các kỹ thuật thực hành:

1)      Thực hành về Kaizen

2)      Trên cơ sở truyền đạt để bàn bạc

3)      Đánh giá đơn giản và nhận biết đúng lúc

Các hành động tổng thể:

1)      Cùng với 5S thực hành, Kaizen thực hành, IE thực hành, QC thực hành, PDCA thực hành

Hiểu đúng

Hai phong cách khác nhau – Mua ý tưởng >< Truyền đạt thông tin hai chiều:

 Có hai phong cách khác trong hệ thống SS. Một là mua các ý tưởng từ các nhân viên. Ở đây, các chuyên gia của công ty đánh giá các ý tưởng từ các nhân viên của họ và xem xét việc trả tiền cho các ý tưởng được đánh giá cao.

Phong cách khác đang được chú ý là truyền đạt hai chiều giữa các nhân viên. Các chuyên gia quản lý của công ty được yêu cầu tin tưởng rằng một ý tưởng tốt sẽ được lấy ra từ 100 ý kiến đóng góp. Phong cách này của hệ thống cũng góp phần làm cho các hoạt động Kaizen trở nên hấp dẫn.

 Hai kiểu mẫu khác nhau – Hộp thư đóng góp ý kiến >< Quản lý truyền đạt thông tin:

Những cái chúng ta thường thấy trong các nhà máy là “hộp thư đóng góp ý kiến”. Đó là một kiểu mẫu của hệ thống SS với hộp phiếu và sổ tay đóng góp ý kiến. Một vài nhà quản lý tin rằng một lần nữa họ phát triển tốt nếu tổ chức một cách thường xuyên và đặt nhiều hộp thư góp đóng ý kiến tại tất cả các góc của nhà máy, từ đó họ có thể nhận được nhiều ý kiến đóng góp tố từ công nhân. Tuy nhiên, trong thực hiện thực sự, chỉ nhận được có một số lượng nhỏ ý kiến đóng góp và chẳng mấy chốc, hộp thư chỉ toàn bụi và mạng nhện.

Nói cách khác, có một vài công ty không có hộp thư đóng góp ý kiến nhưng các nhân viênh lại vui lòng nộp các kiến nghị của họ cho lãnh đạo trung gian hơn. Trong các công ty này, lãnh đạo trung gian luôn truyền đạt với người của họ về các vấn đề trong hoạt động hàng ngày và cùng thảo luận việc giải quyết chúng như thế nào.

Kiểu hộp thư đóng góp ý kiến phù hợp với thu thập các ý kiến đóng góp công cộng. Ví dụ, nếu một công ty vận tải hành khách công cộng (xe buýt) muốn biết hành khách của họ nghĩ về các dịch vụ của họ như thế nào thì hộp thư đóng góp ý kiến này hoàn toàn phù hợp.

 Hai mức độ khác nhau – Sự đóng góp ý kiến Kaizen >< Sự sáng tạo và kaizen

Ở nhiều công ty Nhật Bản có hai mức độ của hệ thi61ng thúc đẩy Kaizen. Mức độ cao là định hướng vào các kết quả cao, tương tự phong cách phương Tây. Nó được gọi là phần thưởng “Hatsuei Kaizen” (sự sáng tạo và kai zen). Mức độ thấp hơn làcó được một số lượng lớn các ý kiến đóng góp. Đó gọi là “Kaizen Suggestion Scheme”. Cả hai kiểu thưởng cùng hình thành 5 cấp bậc và phần thưởng cho “sáng tạo và kaizen là mức cao hơn cũng như lợi ích và kết quả đạt được của nó cũng là cao nhất và phần thưởng cho ý kiến đóng góp kaizen là mức thấp hơn. Sau đây là ví dụ về phần thưởng của hai mức độ của hệ thống SS trong một công ty Nhật Bản.

Ghi chú: Các mức ghi trong ngoặc là ví dụ về bphần thưởng cho một ý kiến đóng góp. Một vài nơi áp dụng số tiền nhiều hơn (có thể là gấp 2 lần) nếu đó là ý kiến đóng góp của 2 người trở lên nhằm khuyết khích các hoạt động nhóm như một tập thể trong hệ thống Kaizen.

 Hai dạng khác nhau – Các kiến nghị được thực hiện >< Các kiến nghị là ý tưởng

Có hai dạng khác nhau về kiến nghị. Một là “các kiến nghị được thực hiện” và hai là “các kiến nghị là ý tưởng”. Các kiến nghị được thực hiện chú trọng ngay ban đầu là thúc đẩy các hoạt động Kaizen tại chính nơi làm việc của nhân viên. Các kiến nghị là ý tưởng là cho các khu vực khác và có thể do nhân viên ở đó thực hiện. Ví dụ, kiến nghị là ý tưởng được phân theo cấp từ 5 đến 3. Đó là một phần phần thưởng dành cho người đưa ra kiến nghị. Sự kirến nghị sau đó được đánh giá một lần nữa và lúc này được phân thành cấp từ 5 đến 1 sau khi kiến nghị đã được thực hiện, ở đây có một phần của phần thưởng được dành cho người thực hiện nó.

Một ví dụ về hai dạng của các ý kiến đóng góp

Ap dụng thực tế

Các bước để thực hành SS

Kỹ thuật thực hành

Thực hành về Kaizen

1. Huấn luyện và thực hành về Kaizen

1)      Bối cảnh chung trong các nhà máy

Sau đây là bối cảnh chung trong các nhà máy. Đó là các dạng vấn đề cần Kaizen.

Thực hành về Kaizen và truyền đạt thông tin

2)      Quan sát chuẩn đoán

Quan sát nơi làm việc với điểm quan sát ngẫu nhiên. Bức tranh “bối cảnh trong các nhà máy” sẽ giúp bạn xác định các vấn đề để kiến nghị Kaizen. Quan sát chuẩn đoán là OJT (on the job training – huấn luyện tại nơi làm việc) thực hành để Kaizen.

1. Truyền đạt thông tin tại nơi làm việc

1)      Về các khó khăn và các vấn đề đang tìm kiếm về hoạt động hàng ngày

2)      Về các ý tưởng Kaizen đang phát triển

3)      Về các ý tưởng Kaizen đang thực hiện

4)      Về hình thành kiến nghị Kaizen đang cảm nhận

Sự đánh giá và phần thưởng đơn giản

1. Sự đánh giá và phần thưởng đơn giản

Tham khảo một ví dụ quan trọng để đánh giá.

Phần thưởng đúng lúc

1. Phần thưởng đúng lúc

Phần thưởng đúng lúc là sự tiếp sinh khí để khích lệ mọi người đẩy nhanh tốc độ các hoạt động Kaizen. Đánh giá từ các cấp thấp bắt đầu từ bộ phận của họ như là một gia đình, họ nắm bắt được tiểu sử của ý kiến đóng góp và họ tham gia đánh giá nó một cách quần chúng. Sau đó đánh giá với cấp cao hơn bằng các hội đồng xét thưởng với các phần thưởng cao nhất.

Ghi chú: Các kiến nghị tạo ra trong QCC được xử lý cũng như vậy với nhửng cái khác. Phần thưởng đúp sẽ khích lệ con người hơn nữa.

Các hành động tổng thể

Hệ thống SS độc lập sẽ không đem lại các kết quả tốt. Nó cần kết hợp với hoạt động 5S thực hành và Kaizen thực hành. IE thực hành và QC thực hành được thực hiện để giải quyết các vấn đề quan trọng một cách có hiệu quả bởi các nhóm dự án, IE thực hành và QC thực hành sẽ hiệu quả hơn nếu kết hợp với hệ thống SS. Bộ phận IE là một tổ chức phù hợp cho việc duy trì hệ thốngSS.